Blog: De voordelen van team building

Dit artikel over de voordelen van team building geeft inzicht in het nut van team building. De volgende onderwerpen worden behandeld.

• Groepsdynamica en de ontwikkelingsfasen
• Team building interventies
• Effecten van team building op prestaties

Succesvolle teams en teambuilding

In veel hedendaagse organisaties worden teams in toenemende mate ingezet om complexe en dynamische taken te volbrengen. Een team bestaat uit een groep van individuele leden die onderling afhankelijk zijn van elkaar, met elkaar moeten communiceren en samen verantwoordelijkheid delen in het behalen van resultaten. Binnen zulke organisaties wordt succes sterk bepaald door hoe men als team presteert (Ilgen, 1999; Shuffler, DiazGranados & Salas, 2011).

Maar hoe creëer je een goed functionerend team? Succesvolle teams ontstaan niet zomaar en moeten zorgvuldig en aandachtig worden opgebouwd. Gedegen interventies die inspelen op de ontwikkeling van teams kunnen hierbij het verschil maken. Deze interventies zijn het meest effectief wanneer de specifieke behoeften van een bepaald team van tevoren in kaart worden gebracht en de keuze voor het toepassen van een interventie hierop te baseren (Shuffler et al., 2011; Klein et al., 2009).

Groepsdynamica en de ontwikkelingsfasen

Om een interventie te kunnen bedenken die de ontwikkeling van een succesvol team bevordert, is het essentieel om beter te begrijpen hoe een typisch team zich vormt en ontwikkelt. Binnen de wetenschap is veelvuldig onderzoek verricht naar typische groepsprocessen die zich binnen teams afspelen, waaruit is gebleken dat ieder team verschillende stadia van ontwikkeling doormaakt.

Van kennismaking tot zelfstandige teams

De sociaal psycholoog Bruce Tuckman omschrijft in zijn vijf-fasen model van groepsvorming de stadia die een team doorloopt om tot een goede samenwerking te komen (Tuckman, 1965; Tuckman & Jensen, 1977). Teams lopen echter vaak vast in een bepaalde fase. De overgang tussen elke fase wordt gekenmerkt door een crisis en wanneer deze kan worden opgelost belandt het team in een volgende fase. In de 1e fase (Forming) leert het team elkaar kennen en is er sprake van onzekerheid, waarbij vertrouwen nog ontwikkeld moet worden. In de daaropvolgende fase (Storming) waarbij de verhoudingen onderling duidelijker zijn, kunnen er conflicten ontstaan vanwege onduidelijkheid over de rollen van verschillende leden. Wanneer dit opgelost kan worden, volgt een fase waarbij is onderhandeld over regels en een duidelijke taakverdeling. Als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld wanneer de teamsamenstelling wijzigt, kan deze cyclus van opeenvolgende fasen steeds weer opnieuw moeten worden doorlopen om tot een optimale samenwerking te komen. Deze laatste fase waarin een team goed op elkaar is ingespeeld en maximaal presteert heet de Performing-fase. In deze fase is het team in staat om onder minimale begeleiding complexe taken op soepele wijze uit te voeren.

 Bekijk de pagina met meer uitleg, waaronder de specifieke fasen, van het “5 fasenmodel van Tuckman“.

Met vallen en opstaan

Voor een goed functionerend team is het van belang dat verschillende ontwikkelingsfasen succesvol worden doorlopen. Gedurende dit proces bestaan er echter vaak struikelblokken, die het team beperken in diens ontwikkeling en in het realiseren van optimale teamprestaties. Hierbij valt te denken aan onderlinge conflicten of vermijding daarvan, een gebrek aan vertrouwen, onduidelijkheid over de rollen en taken van individuele teamleden of beperkingen in probleemoplossend vermogen van teams, zoals problemen bij het nemen van groepsbeslissingen ten aanzien van taken. Er bestaan interventies die kunnen worden ingezet om dit soort belemmeringen tegen te gaan (Shuffler et al., 2011).

Team building interventies

Een door HR professionals veelvuldig toegepaste interventie die de ontwikkeling van teams in organisaties beoogt te beïnvloeden is team building. Dit zijn diverse strategieën die zijn ontworpen om de interpersoonlijke relaties en sociale interacties binnen een groep te verbeteren. Daarnaast zijn zij ontwikkeld om team resultaten te verbeteren, doelstellingen gemakkelijker te behalen en de vervulling van groepstaken te bevorderen. Team building wordt ook toegepast om problemen binnen teams in kaart te brengen en op te lossen (Klein et al., 2009).

Onderscheid tussen team building en team training

Afhankelijk van het doel dat men met een bepaalde interventie beoogt te bereiken, kan worden bepaald wanneer team building wordt verkozen boven het gebruik van andere interventies. Globaal zijn methoden die zich richten op de ontwikkeling van teams te verdelen in 2 soorten interventies, namelijk team building en team training. Waar team building zich vooral richt op het oplossen van mogelijke belemmeringen binnen groepen zodat zij zo optimaal mogelijk functioneren als team, richt team training zich vooral op het ontwikkelen van de kennis en vaardigheden van teamleden die nodig zijn om een bepaalde prestatie te kunnen verrichten. Een interventie blijkt het meest effectief, wanneer van tevoren is afgestemd aan welke soort interventie het team meer behoefte heeft (Shuffler et al., 2011).

Voor ieder doeleinde een andere methode

Globaal zijn er 4 methoden van team building te onderscheiden die ingezet worden voor verschillende doeleinden en inspelen op verschillende aspecten van het team functioneren, namelijk;

1. het stellen van doelen
2. rol verheldering
3. problemen oplossen
4. beïnvloeden van interpersoonlijke relaties, ofwel werken aan de relaties tussen teamleden (Shuffler et al., 2011).

Bij de methode van doelen stellen wordt de nadruk gelegd op het concretiseren van duidelijke doelstellingen op zowel individueel als teamniveau. Teamleden worden bemoedigd om acties zorgvuldig te plannen en te onderhandelen over haalbare doelen, waardoor de motivatie van leden versterkt kan worden en de vooruitgang van het team in het volbrengen van taken tevens helder zichtbaar wordt.

Rol verheldering is bedoeld om onduidelijkheid over de rollen en taken van teamleden te voorkomen. De nadruk ligt hierbij op het onderling helder communiceren over de eigen verantwoordelijkheden en rollen van anderen binnen het team, waarbij meer inzicht ontstaat in de gebieden waarbij men van elkaar afhankelijk is. Door deze focus op en afbakening van taken kan de samenwerking zo efficiënt mogelijk plaatsvinden.

De strategie van problemen oplossen focust zich op het identificeren en oplossen van problemen die zich kunnen voordoen bij de vervulling van groepstaken en het maken van complexe beslissingen met betrekking tot deze taken.

Doormiddel van het werken aan interpersoonlijke relaties wordt de nadruk gelegd op het ontwikkelen van wederzijds vertrouwen en het reduceren van conflicten tussen de teamleden onderling. Hierbij worden teamleden bijvoorbeeld getraind in vaardigheden als het geven en ontvangen van feedback of het delen van informatie en wordt behulpzaam gedrag onder collega’s gestimuleerd, om zo open communicatie te bevorderen en conflicten te beperken.

Effecten van team building op prestaties

Het is wetenschappelijk aangetoond dat team building de effectiviteit van teams kan versterken (Shuffler et al., 2011; Salas et al., 2008 & Klein et al., 2009). Om te kunnen bepalen op welke manier team building de teamprestaties beïnvloedt, is het van belang om te bepalen hoe het team na afloop van de interventie presteert op verschillende prestatiegebieden. Resultaten van een training kunnen worden bepaald door een onderscheid te maken in hoe het team presteert op cognitief, affectief, procesmatig en prestatieniveau.

Op cognitief niveau wordt gekeken naar de mate van kennis en gedeelde ervaringen van teams die nodig zijn om effectief te kunnen werken als een team.

Op affectief niveau wordt gekeken naar het vermogen van het team om samen te werken, waarbij wordt gelet op de mate van socialisatie van de leden binnen de groep, het vertrouwen in de groep en in de capaciteiten van teamleden, de cohesie ofwel de samenhang van de groep en in hoeverre leden zich kunnen identificeren met elkaar en de door teamleden ervaren effectiviteit van de communicatie en coördinatie processen binnen het team.

Op procesmatig niveau wordt beoordeeld in hoeverre het team vaardigheden beheerst en handelingen uitvoert waardoor teamwerk soepel verloopt, waarbij gelet wordt op de team communicatie, coördinatie van groepstaken, leiderschap, strategieontwikkeling, assertiviteit, beslissingsvermogen en zelfcorrigerend vermogen van het team.

Op prestatie niveau worden de bereikte teamresultaten beoordeeld op het gebied van hun kwantiteit, kwaliteit, accuraatheid, efficiëntie en effectiviteit. (Shuffler et al., 2011; Salas et al., 2008).

Resultaten op affectief en procesmatig niveau

Team building blijkt op alle vier gebieden de team resultaten te verbeteren, met name op affectief en procesmatig niveau. Dit impliceert dat team building een positieve invloed heeft op de belangrijke sociale component van het samenwerken als een team, namelijk op hoe de teamleden zich opstellen naar elkaar en de onderlinge verhoudingen van leden. Team building kan goed worden ingezet bij teams die negatieve affectieve problemen ervaren zoals een gebrek aan vertrouwen of een gebrek aan cohesie of samenhang van de groep, ofwel de mate waarin men zich met elkaar verbonden voelt als team. Daarnaast kan team building zeer bruikbaar zijn voor teams die procesmatige problemen ervaren, zoals een gebrek aan een duidelijke rolverdeling en een gebrekkige coördinatie bij het uitvoeren van taken.

Alle eerder omschreven methodes die gebruikt worden bij team building blijken de teamresultaten te verbeteren. De methodes van team building die zich richten op rol verheldering en doelen stellen leveren de beste resultaten op, maar ook methodes als problemen oplossen en strategieën gericht op interpersoonlijke relaties hebben een positieve invloed op de effectiviteit van het team. Rol verheldering en doelen stellen hebben vermoedelijk zo’n sterke invloed, omdat het stellen van duidelijke, uitdagende doelen de motivatie van het team kan vergroten en de kans op conflicten vermindert. Door doel stellende team building kan het team gemotiveerd raken om nog harder te werken, mits deze doelstellingen realistisch en haalbaar zijn. Het team kan tevens effectiever te werk gaan door meer specifieke en helder omschreven doelstellingen na te streven. Rol verheldering bevordert het vaststellen en nastreven van individuele doelen, wat de motivatie van individuele teamleden kan versterken (Shuffler et al., 2011).

Factoren die effectiviteit van team building beïnvloeden

Diverse factoren kunnen van invloed zijn op de uiteindelijke mate waarin de team building interventie effectief is, zoals de inhoud en het beoogde doel van de training en of deze voldoende past bij de ontwikkelingsbehoeften van het team, de mate waarin de samenstelling van leden binnen het team stabiel blijft, en de grootte van het team waarbij de team building wordt toegepast (Shuffler et al., 2011; Salas et al., 2008). Zo blijkt team building effectief voor zowel nieuwe als bestaande teams, maar heeft team building het meest effect op het verbeteren van de teamprestaties en teamprocessen bij bestaande teams, met teamleden die voor een langere tijd met elkaar samenwerken en waarbij sprake is van een stabiele teamsamenstelling. De grootte van het team is tevens van invloed op de mate waarin team building effect heeft op het functioneren van teams. Bij teams die bestaan uit 5 of meer leden worden de teamprestaties het sterkst verbeterd door team building. Kleine teams bestaande uit duo’s verbeteren met behulp van team building het sterkst hun prestaties op procesmatig niveau.

Toepassingen op de ontwikkeling van teams

Wetenschappelijk onderzoek bevestigt dat team building effectief kan worden ingezet voor verschillende doeleinden. Team building interventies kunnen worden toegepast om:

• Problemen binnen teams in kaart te brengen tijdens het verrichten van teamwerk
• Prestaties op affectief niveau te verbeteren (vertrouwen, attitudes tegenover het team, bouwen op teamleden)
• Prestaties op procesmatig niveau te verbeteren (communicatie, coördinatie van het verrichten van teamtaken)
• Conflicten binnen het team te verminderen
• Kritisch denkvermogen van teams te bevorderen
• Rollen en taken van teamleden te verhelderen
• Teams te stimuleren in het stellen van haalbare, concrete doelen
• Teams in staat te stellen om taak gerelateerde problemen op te lossen

Team building interventies blijken daarnaast goed bruikbaar voor teams waarbij teamleden minder afhankelijk zijn van elkaar in het verrichten van hun taken en daardoor taken zelfstandiger kunnen uitvoeren (teams met een lage onderlinge taakafhankelijkheid). Deze teams kunnen door team building hun prestaties verbeteren op affectief en procesmatig niveau en teamleden kunnen zich meer met elkaar verbonden gaan voelen als team. Wanneer teamleden sterker op elkaar zijn aangewezen voor het verrichten van een bepaalde taak (hoge onderlinge taakafhankelijkheid) wordt een team training interventie tevens aanbevolen.

Wetenschappelijke aanbevelingen voor effectieve team building

Geconcludeerd kan worden dat de meest effectieve vormen van evidence-based (wetenschappelijk bewezen) team building interventies in hun training een onderdeel omvatten waarbij de teamleden zich bewust zijn geworden van de specifieke, voor dat team beoogde doelstellingen en waarbij zij inzicht hebben verworven in de rollen en verantwoordelijkheden van alle teamleden. Hierbij wordt het team geactiveerd om samen met elkaar heldere doelstellingen vast te stellen op zowel individueel niveau als team niveau, concrete rollen en taken van teamleden te bepalen en duidelijke werkprocedures te ontwikkelen voor een zo efficiënt en optimaal mogelijke samenwerking. Ook aan de hand van strategieën gericht op interpersoonlijke relaties of probleemoplossing wordt de effectiviteit van team building versterkt. Teambuilding levert niet alleen voordelen op voor de organisatie maar ook voor individuen en hun persoonlijke ontwikkeling.

Drs. V. te Lindert (arbeid & organisatie psycholoog)

Bekijk mijn linkedin profiel   

Referenties